Το νέο σύστημα αφορά την ηλεκτρονική έκδοση και διαβίβαση όλων των παραστατικών διακίνησης αγαθών μέσω της πλατφόρμας myDATA, και εφαρμόζεται σε δύο φάσεις: η πρώτη περιλαμβάνει την έκδοση και αποστολή των παραστατικών, ενώ η δεύτερη, που ξεκινά επίσης από τον Δεκέμβριο, περιλαμβάνει την ψηφιακή παρακολούθηση της φυσικής διακίνησης, με σάρωση QR code, φορτώσεις, παραδόσεις και ποσοτικό έλεγχο.

Η εφαρμογή του νέου συστήματος γίνεται σε δύο φάσεις. Από τις 2 Ιουνίου ξεκινά η πρώτη φάση για τις επιχειρήσεις με τζίρο άνω των 200.000 ευρώ, οι οποίες υποχρεούνται να εκδίδουν και να διαβιβάζουν τα δελτία αποστολής μέσω της πλατφόρμας myDATA. Εξαιρούνται μόνο οι οντότητες με ακαθάριστα έσοδα άνω των 5 εκατ. ευρώ, εφόσον είναι θυγατρικές αλλοδαπών και χρησιμοποιούν το εμπορικό-λογιστικό ERP της μητρικής τους, καθώς και οι επιχειρήσεις που διακινούν φάρμακα, ιατρικά αναλώσιμα, ενεργειακά και οικοδομικά υλικά ανεξαρτήτως τζίρου.

Από την 1η Δεκεμβρίου 2025 το μέτρο επεκτείνεται σε όλες τις επιχειρήσεις και ενεργοποιείται πλήρως η Β’ φάση, που περιλαμβάνει και την ψηφιακή παρακολούθηση της φυσικής διακίνησης. Μεταξύ άλλων, θα επιτρέπεται η σάρωση QR Code των παραστατικών κατά την παραλαβή, θα δηλώνεται η ώρα εκκίνησης της μεταφοράς, ενώ θα είναι δυνατός και ο ποσοτικός/ποιοτικός έλεγχος των αγαθών από τον παραλήπτη.

Σε όσες περιπτώσεις οι επιχειρήσεις συνεχίσουν να εκδίδουν χειρόγραφα ή μηχανογραφημένα δελτία χωρίς τη σωστή μορφή, θεωρείται ότι δεν έχουν εκδώσει καθόλου παραστατικό, κάτι που οδηγεί άμεσα σε χρηματικό πρόστιμο. Από τον Ιούνιο, το πρόστιμο είναι 500 ευρώ για απλογραφικά βιβλία και 1.000 για διπλογραφικά, ενώ από τον Δεκέμβριο μπορεί να φτάσει στις 5.000 και 10.000 ευρώ αντίστοιχα με νέα υπουργική απόφαση που βρίσκεται υπό εξέταση.

Η ώρα έναρξης διακίνησης πρέπει να δηλώνεται, έστω και κατά προσέγγιση στην πρώτη φάση. Θα δίνεται επίσης η δυνατότητα ακύρωσης ενός δελτίου πριν ξεκινήσει η αποστολή. Αν η διακίνηση ξεκινά ή καταλήγει σε σημείο εκτός εγκατάστασης της επιχείρησης, θα συμπληρώνεται η διεύθυνση του εξωτερικού χώρου στο κατάλληλο πεδίο, χωρίς να αναγράφεται αριθμός εγκατάστασης. Θα επιτρέπεται επίσης η έκδοση παραστατικού νωρίτερα από τη διακίνηση, με χρονική απόσταση έως πέντε ημερών.